Hoe importeer ik een groot relatiebestand?

Op de pagina Relaties → Toevoegen → Bestand importeren kun je jouw lijst snel uitbreiden door een Excel-bestand te importeren.

Het te importeren Excel-bestand mag, behalve e-mailadressen, ook andere relatiegegevens bevatten (zoals voornaam, achternaam, geslacht, leeftijd, woonplaats en telefoonnummer). Het te importeren Excel-bestand moet eindigen op .xls, .xlsx of .csv. 

Zorg ervoor dat je alleen relaties importeert waarnaar je nieuwsbrieven mag versturen. 

Het importeren van een Excel-bestand doe je vervolgens in vier kleine stappen:

Stap 1: Selecteren bestand

Selecteer jouw Excel-bestand op jouw computer.

Stap 2: Selecteren relaties

Selecteer wat je met de relaties in je bestand wil doen: nieuwe relaties toevoegen aan je lijst, bestaande relaties bijwerken, of relaties uitschrijven die niet in het bestand voorkomen:

Je kunt meerdere opties aanvinken:

Stap 3: Selecteren kolommen

Geef per kolom van jouw Excel-bestand aan of je de gegevens wil importeren. En zo ja, onder welk veld dit gegeven in jouw Laposta-lijst mag worden opgenomen.

Wij adviseren je om alle relatiegegevens die relevant zijn voor jouw nieuwsbrieven de eerste keer direct te importeren. Met extra relatiegegevens kun jij jouw nieuwsbrieven personaliseren en/of jouw lijsten segmenteren.

Bij het importeren van meerdere waardes in één veld (meerkeuzeveld, waarbij meerdere selecties mogelijk zijn) moet je de waardes komma-gescheiden in jouw Excel-bestand aanbieden. Voor de kolom c.q. het meerkeuzeveld 'Favoriete vakantieland' bijvoorbeeld zo: 

jan@jansbedrijf.nl: Griekenland, Italië
rob@robsbedrijf.nl: Zweden, Denemarken, Groenland

Importeren

Als je klikt op de knop Importeren, dan worden de door jouw geselecteerde kolommen geïmporteerd in jouw lijst. In de zijbalk (links) kun je de voortgang van de import bijhouden. 

Het importeren van relatiebestanden van relatiebestanden tot pakweg 1000 relaties neemt slechts enkele seconden in beslag. Bij relatiebestanden van meer 1000 relaties duurt het iets langer. In de tussentijd kun je gewoon in het programma verder werken. 

Via Excel kun je aan een bestaande lijst geen e-mailadressen toevoegen die in het verleden (in dezelfde lijst) tot een hard bounce hebben geleid. Hetzelfde geldt voor relaties die zich eerder hebben afgemeld voor een nieuwsbrief. Deze relaties worden automatisch uitgefilterd. 

Verder ontdubbelt Laposta alle e-mailadressen ook automatisch. Met andere woorden: één en hetzelfde e-mailadres kan nooit twee keer in één lijst voorkomen.

Stap 4: Resultaten

In het statusblok in de zijbalk zie je wanneer de import is afgerond. Als je klikt op 'Bekijk resultaten' dan zie je in deze vierde stap het aantal bestaande relaties waarvan relatiegegevens zijn aangepast en/of het aantal nieuwe relaties dat aan je lijst is toegevoegd. Je kunt eventueel ook meer details bekijken van jouw import.

Als het importeren niet lukt

Een enkele keer lukt het niet het bestand in te lezen. Dit zijn mogelijke oplossingen:

• Ons programma leest alleen het eerste tabblad van een Excel-bestand. Als jouw bestand meerdere tabbladen bevat, dan moet je ervoor zorgen dat de te importeren gegevens op het eerste tabblad staan.
• Als er formules of verwijzingen in de cellen staan worden deze niet altijd goed herkend. De oplossing is dan het benodigde sheet te kopiëren en te plakken in een nieuw sheet. Gebruik hiervoor de optie 'Speciaal plakken' en dan 'Alleen waarden'.