Hoe maak ik een toestemmingscampagne? (versie 1)

Als je besloten hebt om (een deel van) jouw relaties opnieuw om toestemming te vragen, dan kun je een toestemmingscampage versturen. Hiervoor volg je de volgende stappen.

Bereid jouw lijst voor

Om te kunnen vastleggen welke relaties toestemming hebben geven voor het ontvangen van nieuwsbrieven, voeg je een extra veld toe aan jouw lijst. Ga hiervoor naar Relaties → (lijst selecteren) → Kenmerken lijst → Velden. Klik onderaan op 'Voeg nieuw veld toe'.

Als veldnaam kun je 'Toestemming' kiezen;
Het veldtype moet 'Meerkeuze' zijn;
Met opties Ja en Nee;
Eén optie kiesbaar;
Weergave: aanvinken;
Klik op Opslaan.

Bereid het formulier voor

Straks moet het hierboven toegevoegde veld door jouw relaties aangevinkt kunnen worden. Dit doen we met een wijzigingsformulier. Ga hiervoor naar Relaties → (lijst selecteren) → Verrijken → Aanvullen, en klik op 'Beginnen'.

Op de eerste pagina kun je eventueel tekst en kleuren aanpassen. Ga dan naar Stap 2.
In Stap 2 zie je alle velden van jouw lijst. Verberg ze allemaal, behalve het e-mailadres en het net toegevoegde toestemmingsveld. Verbergen kan door op het veld te klikken en aan de rechterkant op 'Verberg dit veld in formulier' te klikken.
Maak het toestemmingsveld verplicht. Je kunt hier de tekst boven het toestemmingsveld nog aanpassen, bijvoorbeeld naar: "Wilt u nieuwsbrieven blijven ontvangen?".
Klik op 'Opslaan en naar Stap 3'. Hier en in Stap 4 kun je eventueel nog teksten of vormgeving aanpassen.

Start een campagne

Begin een nieuwe campagne en selecteer hiervoor de hierboven aangepaste lijst. In de campagne beschrijf je (kort) dat je in het kader van de AVG opnieuw toestemming vraagt om nieuwsbrieven te versturen.
Neem een link naar het wijzigingformulier op. Dit kan een gewone link zijn in de tekst. Klik hiervoor op een tekstvak en selecteer aan de linkerkant de tekst waarachter je de link wil plaatsen. Klik dan erboven op 'Relatievariabelen' en kies 'gegevens inzien en wijzigen'.
Beter is het om een duidelijke knop te maken. Sleep daarvoor een knop op de goede plek en pas de tekst aan, bijvoorbeeld naar 'Ik wil nieuwsbrieven blijven ontvangen', of 'Pas voorkeuren aan'. Vul voor de link achter de knop in: /tag/edit
Verstuur even een testmail aan jezelf om te zien of alles goed staat. Het is hierbij belangrijk dat jouw e-mailadres in de betreffende lijst voorkomt.

Verstuur de campagne

Als je getest hebt, dan kun je de campagne versturen. Houd er rekening mee dat een flink deel van jouw relaties zich niet opnieuw zal inschrijven. Dat is jammer, maar de relaties die overblijven zijn in ieder geval zeker geïnteresseerd in jouw boodschap.

Stuur een herinnering (of meerdere)

Mensen krijgen veel van dit soort e-mails. Als ze niet reageren, betekent dat niet altijd dat ze niet willen. Het is daarom goed de campagne een of twee keer te herhalen.

Om alleen diegenen te bereiken die hun toestemming nog niet gegeven hebben, maak je eerst een segment aan. Dat doe je onder Relaties → (lijst selecteren) → Segmenteren. Maak een nieuw segment en kies voor segmenteren op basis van relatiegegevens.
Selecteer het veld dat over de toestemming gaat en stel in dat het gelijk moet zijn aan 'Nee'. Sla het segment op.
Maak nu een kopie van jouw eerdere campagne en richt deze in Stap 2 aan het segment, en niet meer aan de hele lijst. Doorloop de volgende stappen, waarbij je bij het vullen van de nieuwsbrief de teksten eventueel nog wat kan aanpassen.

Bewaar eventueel wijzigingsmailtjes

Onder Relaties → (lijst selecteren) → Kenmerken lijst kun je een e-mailadres invullen waarop je op de hoogte gehouden wordt van wijzigingen. Deze mailtjes kun je bewaren, zodat je later kunt aantonen wanneer iemand toestemming gegeven heeft.

Deze informatie wordt ook binnen Laposta vastgelegd. Onder de details van een relatie staat wanneer de gegevens gewijzigd zijn. Als dit vlak na jouw campagne is geweest, dan weet je wanneer de toestemming verleend is.

Verwijder relaties die geen toestemming gaven

Als je toestemming hebt gevraagd, maar niet hebt niet gekregen, dan moet je op een gegeven moment de relaties verwijderen die geen toestemming gegeven hebben. Je kunt hiervoor het segment bekijken dat je eerder maakte. Als je het aantal weergegeven relaties op 500 zet en linksboven alle relaties tegelijk aanvinkt, dan kun je met de knop onderaan de lijst de relaties allemaal tegelijk verwijderen.