Relaties automatisch verwijderen
Bewaartermijnen voor afgemelde en opgeschoonde relaties
Standaard blijven afgemelde en opgeschoonde relaties in je lijst staan. Soms wil of moet je ze na verloop van tijd verwijderen, bijvoorbeeld op grond van je privacybeleid. Met bewaartermijnen doet Laposta dat automatisch voor je. De termijnen stel je in per lijst.
Een bewaartermijn instellen
Ga naar Relaties / (lijst aanklikken) / Kenmerken lijst, en kijk onder Bewaartermijnen. Hier zie je twee velden:
- Afgemelde relaties verwijderen na (dagen): dit gaat over relaties die zich hebben uitgeschreven.
- Opgeschoonde relaties verwijderen na (dagen): dit gaat over relaties die door Laposta zijn opgeschoond, bijvoorbeeld na een hardbounce, te veel softbounces of een klacht.
Vul bij de velden het gewenste aantal dagen in en sla op. Laat je een veld leeg, dan worden die relaties niet automatisch verwijderd.
De termijn (het aantal dagen) telt vanaf het moment van afmelden of opschonen. Elke nacht verwijdert Laposta de relaties die volgens de termijn aan de beurt zijn.
Een termijn geldt ook voor relaties die al langer afgemeld of opgeschoond zijn. Zodra je een termijn instelt, worden die bij de eerstvolgende nachtelijke ronde verwijderd.
Wat wordt verwijderd?
Bij het verwijderen van een relatie wist Laposta de persoonsgegevens:
- het e-mailadres;
- alle veldwaarden (naam, plaats, eigen velden, etcetera);
- de bron-URL van de aanmelding;
- de keuzes bij meerkeuzevelden en de labels.
De verwijdering is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden, ook niet door ons.
Wat blijft bewaard?
Een verwijderde relatie laat geen gegevens achter waarmee je de persoon kunt herkennen. We bewaren wel enkele technische gegevens (een uniek nummer met daaraan gekoppeld de verzendhistorie), en soms een versleutelde code ('hash') van het e-mailadres (zie de uitleg hieronder).
Blokkade op verwijderde adressen
Als je een adres zonder meer verwijdert dan kan dat adres bij de volgende import of inschrijving weer als nieuwe relatie aan je lijst worden toegevoegd. Voor iemand die zich heeft afgemeld, of voor een adres dat niet werkt, is dat ongewenst. Daarom onthoudt Laposta in deze gevallen per lijst een versleutelde code van het adres (een zogenoemde hash), met de reden en de datum. Het adres zelf is niet terug te lezen uit die code. De code wordt alleen gebruikt om te controleren of een adres voor deze lijst geblokkeerd is.
In deze tabel zie je wanneer we een hash bewaren:
| Verwijderde relatie | Versleutelde code (hash) bewaren? |
|---|---|
| Opgeschoond (hardbounce, softbounces, klacht, enzovoort) | Ja |
| Afgemeld door de relatie zelf (afmeldlink, afmelden via het e-mailprogramma, contactcenter) | Ja |
| Afgemeld via de API | Ja |
| Afgemeld door jou of een collega in Laposta (lijsten, importeren, segmenten) | Nee |
| Afgemeld door een automation | Nee |
Als de relatie zichzelf niet heeft afgemeld dan hoeft er niet voorkomen te worden dat de relatie opnieuw wordt aangemeld. In die gevallen wordt er dan ook geen hash bewaard.
Blokkades gelden alleen voor de lijst waarin de relatie stond, niet voor je andere lijsten. Ook is er geen einddatum aan verbonden.
Op de tabbladen Afgemeld en Opgeschoond staat hoeveel adressen voor die lijst geblokkeerd zijn.
Als je zelf relaties verwijdert
Verwijder je zelf een relatie of een hele lijst in Laposta, dan laten we die 30 dagen in de prullenbak staan. Dit doen we omdat mensen zich soms vergissen en dan bijvoorbeeld een verkeerde lijst weggooien. Je kunt deze relaties zelf weer herstellen binnen ons programma.
Na die 30 dagen wist Laposta de persoonsgegevens op dezelfde manier als hierboven beschreven is. De gegevens zijn dan ook door ons niet meer terug te halen. Het adres kun je wel weer toevoegen, als nieuwe relatie. De oude verzendhistorie blijft anoniem en wordt niet aan de nieuwe relatie gekoppeld.