Ik heb een school of vereniging. Hoe voer ik mijn relaties in?

Ten opzichte van een 'gewoon' klantenbestand heeft een relatiebestand van een school of vereniging twee bijzondere kenmerken. Ten eerste behoort een relatie vaak tijdelijk tot een bepaalde categorie. Een kind zit één jaar in groep 3 en stroomt daarna door naar groep 4. Of een kind speelt twee jaar in de C-junioren en gaat daarna door naar de B-junioren. Als je (ouders van) kinderen in groep 3, in de onderbouw of C-junioren een aparte nieuwsbrief wil toesturen, moet je deze relatie dan elk jaar in een andere lijst of segment plaatsen?

Ten tweede gebruiken ouders van kinderen vaak hetzelfde mailadres voor verschillende kinderen bij dezelfde school of club. Vraag is dan of je voor elk kind de ouders ook geïnformeerd krijgt? Laposta ontdubbelt bij het importeren van relaties in één lijst immers automatisch dubbele e-mailadressen. Dit ontdubbelen gebeurt ook als je een nieuwsbrief verstuurt aan relaties in meerdere lijsten; hetzelfde mailadres kan zo nooit twee keer dezelfde nieuwsbrief ontvangen.

Voor scholen en verenigingen zijn er grofweg twee opties (waarbij de tweede optie onze voorkeur heeft): 

Voor elke categorie kun je in Laposta een aparte lijst aanmaken. Bij het opmaken van jouw nieuwsbrief volgens ons Zes Stappenplan kun je vervolgens in Stap 2 aangeven aan welke lijst(en) je jouw nieuwsbrief wil toesturen. Nadeel van deze optie: je moet periodiek jouw lijsten helemaal opnieuw inrichten omdat een kind is overgegaan van groep 3 naar groep 4 of van de C-junioren naar de B-junioren.

Je kunt al jouw relaties ook importeren in één lijst. Met behulp van segmentatie kun je jouw relaties in subgroepen (segmenten) indelen. Bij het maken van jouw nieuwsbrief kun je in Stap 2 aangeven of je jouw nieuwsbrief aan de gehele lijst of aan één of enkele segmenten wilt toesturen.

Als je voor deze tweede optie kiest, moet je bij het importeren van jouw relaties in een aparte kolom/veld goed aangeven in welke groep (groep 1, C-junioren) zij zitten. Wij raden je aan om hiervoor een meerkeuzeveld te gebruiken. Bij het e-mailadres van een ouder met drie kinderen op school kun je in dit meerkeuzeveld dan bijvoorbeeld 'groep 1, groep 4, groep 6' invullen. Met segmenten voor de verschillende groepen vind je deze ouder dan terug in drie verschillende segmenten.

Aan het einde van een school- of verenigingsjaar kun je ouders vervolgens per nieuwsbrief vragen om deze gegevens zelf te controleren en desgewenst te wijzigen.