Ik heb een school of vereniging. Hoe voer ik mijn relaties in?

Als u een account voor uw school of vereniging heeft aangevraagd, moet u vooraf goed bedenken hoe u uw lijst(en) inricht.

Ten opzichte van een 'gewoon' klantenbestand heeft een relatiebestand van een school of vereniging twee bijzondere kenmerken. Ten eerste behoort een relatie vaak tijdelijk tot een bepaalde categorie. Een kind zit één jaar in groep 3 en stroomt daarna door naar groep 4. Of een kind speelt twee jaar in de C-junioren en gaat daarna door naar de B-junioren. Als u (ouders van) kinderen in groep 3, in de onderbouw of C-junioren een aparte nieuwsbrief wilt toesturen, moet u deze relatie dan elk jaar in een andere lijst of segment plaatsen?
Ten tweede gebruiken ouders van kinderen vaak hetzelfde mailadres voor verschillende kinderen bij dezelfde school of club. Vraag is dan of u voor elk kind de ouders ook geïnformeerd krijgt? Laposta ontdubbelt bij het importeren van relaties in één lijst immers automatisch dubbele e-mailadressen. Dit ontdubbelen gebeurt ook als u een nieuwsbrief verstuurt aan relaties in meerdere lijsten; hetzelfde maildadres kan zo nooit twee keer dezelfde nieuwsbrief ontvangen.
Voor scholen en verenigingen zijn er grofweg twee opties (waarbij de tweede optie onze voorkeur heeft): 
Optie 1: per categorie een aparte lijst aanmaken
Voor elke categorie kunt u in Laposta een aparte lijst aanmaken. Bij het opmaken van uw nieuwsbrief volgens ons Zes Stappen-plan kunt u vervolgens in Stap 2 aangeven aan welke lijst(en) u uw nieuwsbrief wilt toesturen. Nadeel van deze optie: u moet periodiek uw lijsten helemaal opnieuw inrichten omdat een kind is overgegaan van groep 3 naar groep 4 of van de C-junioren naar de B-junioren.
Optie 2: één lijst aanmaken en segmenteren
U kunt al uw relaties ook importeren in één lijst. Met behulp van segmentatie kunt u uw relaties in subgroepen (segmenten) indelen. Bij het maken van uw nieuwsbrief kunt u in Stap 2 aangeven of u uw nieuwsbrief aan de gehele lijst of aan één of enkele segmenten wilt toesturen.
Als u voor deze tweede optie kiest, moet u bij het importeren van uw relaties in een aparte kolom/veld goed aangeven in welke groep (groep 1, C-junioren) zij zitten. Wij raden u aan hiervoor een meerkeuzeveld te gebruiken. Bij het e-mailadres van een ouder met drie kinderen op school kunt u in dit meerkeuzeveld dan bijvoorbeeld 'groep 1, groep 4, groep 6' invullen. Met segmenten voor de verschillende groepen vindt u deze ouder dan terug in drie verschillende segmenten.
Aan het einde van een school- of verenigingsjaar kunt u ouders vervolgens per nieuwsbrief vragen om deze gegevens zelf te controleren en desgewenst te wijzigen.

Nog steeds hulp nodig? Neem contact met ons op Neem contact met ons op