Handleiding koppeling AFAS
Om de koppeling te kunnen activeren, hebben we het volgende nodig:
- Deelnemersnummer
Dit is het unieke nummer van jouw organisatie in AFAS. Het deelnemernummer is het numerieke gedeelte in de naam van de omgeving. Als de omgevingsnaam bijvoorbeeld O12345AA is, dan is 12345 het deelnemersnummer.
- Token
Dit is een API-sleutel waarmee Laposta toegang krijgt tot de AFAS-gegevens via de connector. Hieronder lees je hoe je daaraan komt.
Je ontvangt van ons een GetConnectorbestand (XML-bestand), speciaal ingericht voor gebruik met Laposta. Dit bestand kun je importeren in je AFAS Profit omgeving.
Stappenplan
1. Token aanmaken in AFAS
- Ga naar Beheer → AppConnectoren.
- Klik op Nieuw om een nieuwe AppConnector aan te maken.
- Vul een herkenbare naam in, bijvoorbeeld Laposta koppeling.
- Voeg bij Gebruikers een AFAS-gebruiker toe die toegang mag geven aan Laposta.
- Klik vervolgens op Token genereren.
AFAS legt dit proces uit in hun handleiding: AppConnector o.b.v. Classic token aanmaken.
2. GetConnector importeren
Zodra je de AppConnector en het token hebt aangemaakt, importeer je de GetConnector die je van ons hebt ontvangen:
- Ga in AFAS naar Beheer → AppConnectoren.
- Klik op Importeren.
- Selecteer het bestand dat je van ons hebt gekregen.
- Controleer of de connector actief is en dat de juiste tabellen en velden beschikbaar zijn.
Meer uitleg over het importeren van connectoren vind je bij AFAS: Importeren en Exporteren GetConnector.
3. Koppeling activeren in Laposta
Stuur na het importeren de volgende gegevens naar je contactpersoon bij Laposta:
- Het deelnemersnummer
- Het token
Wij koppelen dit aan jouw Laposta-account en activeren de verbinding met AFAS.
Zodra de koppeling actief is, ontvang je van ons een bevestiging. De connector roepen we eenmaal per dag automatisch aan, zodat de gegevens dagelijks ververst worden.
Autorisatiefilter
De GetConnector haalt gegevens op uit het onderdeel HRM-Werkgevers. Omdat er binnen een AFAS omgeving meerdere werkgevers kunnen zijn, is het belangrijk het autorisatiefilter van HRM-Werkgevers te controleren.
Kijk hiervoor eerst welke gebruikersgroep gekoppeld is aan de AppConnector:
- Ga in AFAS naar Beheer → AppConnector.
- Open de Laposta-connector die je hebt geïmporteerd.
- Onder Autorisatie zie je de Gebruikersgroep die toegang heeft tot deze AppConnector.
Vervolgens zoek je deze gebruikersgroep in de Autorisatie tool:
- Ga naar Beheer → Autorisatie tool.
- Klik aan de linkerkant op de hierboven gevonden Gebruikersgroep.
- Klik aan de rechterkant op het tabblad Autorisatie.
- Klik open: Organisatie, Werkgever, Filters, HRM-Werkgevers en vink de gewenste werkgevers aan.
Uitwisseling persoonsgegevens (AVG)
Gegevens uit AFAS komen in Laposta terecht. Hiermee wordt Laposta verwerker van deze gegevens. Het gaat om de volgende velden:
- Medewerker
- Roepnaam
- Functie
- Team
- Locatie
- Datum in dienst
- Datum uit dienst
- Soort medewerker
- Geslacht
- Dienstverband
Met al onze klanten sluit Laposta een verwerkersovereenkomst. Bij het activeren van deze koppeling moet in deze overeenkomst worden aangegeven dat deze persoonsgegevens verwerkt zullen worden.
Veelgestelde vragen
Wat doet de connector precies?
De connector haalt gegevens op uit AFAS Profit. Wij leveren de juiste GetConnector aan, zodat er geen technische instellingen aan jouw kant nodig zijn.
Kan ik zien welke gegevens worden opgehaald?
Ja, in AFAS kun je de GetConnector openen om te bekijken welke tabellen en velden daarin zijn opgenomen.
Hoe zien de gegevens er in Laposta uit?
In Laposta zie je een extra lijst verschijnen, met AFAS in de naam. Deze lijst is vergrendeld; je alles bekijken, maar kunt er niet zelf gegevens in wijzigen of verwijderen. Dit is om te voorkomen dat het synchroniseren verstoord wordt.
Heb je vragen over het maken van de koppeling, neem dan contact op met onze helpdesk.